Политика за личните данни

I. Кой е администраторът на личните данни

Администратор: „Луксис България“ ЕООД

ЕИК: 205698493

Седалище и адрес на управление: гр. Петрич 2850, ул. „Гоце Делчев“ №12

Телефон: 0876 668 603

E-mail за въпроси и искания относно лични данни: sales@stefartstone.com

Уебсайт: www.stefartstone.com

II. Какви лични данни обработваме

В зависимост от начина, по който използвате магазина и услугите на StefArt Stone, можем да обработваме следните категории данни:

1. Данни за идентификация и контакт

• име и фамилия;
• телефонен номер;
• e-mail адрес;
• адрес за доставка или избран офис на куриер.

2. Данни за поръчката

• номер и дата на поръчката;
• поръчани продукти, количество и стойност;
• избран начин на доставка и плащане;
• статус и история на изпълнението на поръчката;
• уточнения, свързани с изпълнението или персонализацията.

3. Данни за фактуриране и плащане

Когато е приложимо, можем да обработваме данни, необходими за издаване на фактура, банков превод или възстановяване на сума – например име/наименование, адрес, ЕИК, данни за контакт и банкова сметка (IBAN).

StefArt Stone не събира и не съхранява номера на банкови карти чрез електронния магазин.

4. Данни при рекламации, откази и връщания

• данни за идентифициране на поръчката и продукта;
• описание на проблема или искането;
• предпочитан начин за удовлетворяване на рекламацията;
• снимки, документи и други доказателства, предоставени от клиента;
• регистрационен номер, статус, решение и кореспонденция по рекламацията;
• банкови данни, когато са необходими за договорено възстановяване на сума.

5. Технически данни

При използване на сайта могат да се обработват технически данни като IP адрес, информация за браузър и устройство, технически логове и данни, необходими за функционирането и сигурността на електронния магазин.

При дадено съгласие за незадължителни аналитични технологии могат да се обработват и данни за използването на сайта чрез Google Analytics.

6. Данни от комуникация

Когато се свържете с нас чрез e-mail, телефон, Viber, Facebook, Instagram, TikTok или друг използван от Вас комуникационен канал, обработваме съдържанието на кореспонденцията и данните, които доброволно сте предоставили във връзка със запитването или поръчката.

7. Данни за следпродажбена обратна връзка и отзиви

След доставена поръчка можем да използваме ограничени данни от нея – име, e-mail адрес, статус на доставката и закупените продукти – за изпращане на еднократна покана да споделите мнение за получените продукти и обслужването.

Ако доброволно изпратите отзив или оценка чрез предоставения индивидуален линк, могат да се обработват съдържанието на отзива, оценката, данни за свързаната поръчка и техническата информация, необходима за приемане, проверка и управление на отзива.

III. Персонализирани продукти, снимки и данни за други лица

При изработване на персонализирани продукти клиентът може доброволно да предостави снимка, име, дата, лично послание, изображение, собствен дизайн или друга информация, необходима за конкретната поръчка.

Тези данни се използват само доколкото са необходими за уточняване и изработване на поръчания персонализиран продукт и свързаната с него комуникация.

Когато предоставеният материал съдържа лични данни на друго лице – например снимка, име или лично послание за получателя на подаръка – източникът на тези данни е клиентът, който ги предоставя.

StefArt Stone не изисква клиентите да предоставят данни за здравословно състояние, политически или религиозни убеждения, сексуален живот, членство в синдикати или други специални категории лични данни. Моля, не включвайте такава информация, когато тя не е необходима.

Предоставените изображения не се използват за биометрична идентификация, профилиране или извличане на чувствителни характеристики.

Данни на деца в персонализирани продукти

Електронният магазин не е предназначен за самостоятелно сключване на договори от малолетни лица. Възможно е обаче възрастен клиент да предостави ограничени данни на дете – например име или снимка – когато те са необходими за изработването на конкретен персонализиран продукт.

В такъв случай клиентът следва да предоставя само необходимите данни и да има право да ги предостави за целите на конкретната поръчка. Данните не се използват за профилиране, реклама към детето или за цели, несвързани с поръчката.

IV. За какви цели и на какво правно основание обработваме данните

1. Поръчки и договорни отношения

Обработваме необходимите данни за:

• приемане и администриране на заявка;
• сключване и изпълнение на договор;
• уточняване и изработване на продукт;
• създаване и поддържане на потребителски профил по искане на клиента;
• организиране на доставка;
• комуникация относно конкретна поръчка, включително необходимите системни и транзакционни e-mail съобщения за получаване, потвърждение, обработка и изпращане на поръчката.

Правно основание: чл. 6, пар. 1, б. „б“ GDPR – изпълнение на договор или предприемане на стъпки по искане на лицето преди сключване на договор.

2. Законови задължения

Обработваме и съхраняваме определени данни, когато това е необходимо за изпълнение на задължения по счетоводното, данъчното, потребителското и друго приложимо законодателство.

Правно основание: чл. 6, пар. 1, б. „в“ GDPR – изпълнение на законово задължение.

3. Рекламации, връщания и правни претенции

Данни могат да бъдат обработвани за администриране на рекламации и законови права, както и за установяване, упражняване или защита на правни претенции.

В зависимост от конкретната операция правното основание може да бъде изпълнение на договор, законово задължение или легитимен интерес на Администратора да защитава своите законни права.

4. Сигурност и предотвратяване на злоупотреби

Определени технически данни могат да бъдат обработвани с цел защита на сайта, информационните системи, клиентските данни и дейността от злоупотреби и неправомерен достъп.

Правно основание: чл. 6, пар. 1, б. „е“ GDPR – легитимен интерес за осигуряване на сигурността на електронния магазин и защита на правните интереси на Администратора.

5. Данни на трети лица в персонализирана поръчка

Когато клиент предостави ограничени лични данни на друго лице за необходимата персонализация на продукт, те се обработват само за изпълнение на поисканата персонализация, при минимален обем и кратък срок на съхранение.

Когато чл. 6, пар. 1, б. „б“ GDPR не е приложим спрямо самото трето лице, обработването се основава на легитимния интерес на Администратора да изпълни конкретно поисканата от клиента персонализирана услуга, при отчитане на правата и интересите на засегнатото лице.

6. Аналитични технологии

Google Analytics и други незадължителни аналитични технологии се използват само когато е налице необходимото съгласие чрез механизма за управление на бисквитки.

Правно основание: чл. 6, пар. 1, б. „а“ GDPR – съгласие, когато такова се изисква.

Съгласието може да бъде оттеглено по всяко време. Оттеглянето не засяга законосъобразността на обработването, извършено преди него.

7. Следпродажбена обратна връзка и покана за отзив

След като поръчката бъде отбелязана като доставена, StefArt Stone може да изпрати на e-mail адреса, използван за поръчката, една ограничена покана за доброволна обратна връзка относно получените продукти и обслужването.

За тази цел се използват само данни, които вече са свързани с изпълнената поръчка – име, e-mail адрес, статус на поръчката и закупените продукти. Поканата се изпраща чрез функционалност на платформата Seliton.

Правно основание: чл. 6, пар. 1, б. „е“ GDPR – легитимен интерес на Администратора да установява удовлетвореността на клиентите, да подобрява качеството на продуктите и обслужването и да събира автентична обратна връзка, свързана с реално доставени поръчки.

При прилагане на това основание обработването се ограничава до необходимото и се отчита разумното очакване на клиент, който вече е получил поръчка от StefArt Stone. Поканата не се използва за изпращане на купони, промоционални предложения или предложения за други продукти.

Ако доброволно изпратите отзив или оценка, данните се обработват за приемане, проверка на връзката с реална поръчка, управление и, когато е приложимо, публикуване на отзива. Обработването е ограничено до данните, необходими за тези цели и за защита на целостта на системата за отзиви.

V. Кои данни са необходими и кои са доброволни

За да можем да приемем, изпълним и доставим поръчка, е необходимо да предоставите данните, без които не можем да идентифицираме поръчката, да се свържем с Вас или да организираме доставката.

Ако необходимите за изпълнение на поръчката данни не бъдат предоставени, може да не е възможно договорът да бъде сключен или изпълнен.

Допълнителни данни се изискват само когато са приложими:

• данни за фактура – когато желаете фактура;
• IBAN – при договорен банков превод или когато е необходим и договорен за възстановяване на сума;
• снимка, име или друга персонализация – само когато сте избрали продукт, който изисква съответната персонализация;
• аналитично съгласие – доброволно и не е условие за извършване на покупка;
• отзив или оценка – предоставянето им е изцяло доброволно и не е условие за упражняване на гаранционни, рекламационни или други законови права.

VI. Откъде получаваме личните данни

В повечето случаи получаваме данните директно от Вас, когато:

• правите поръчка през електронния магазин;
• създавате потребителски профил;
• пишете по e-mail или чрез Viber, Facebook, Instagram или TikTok;
• правите запитване или поръчка по телефон;
• изпращате съдържание за персонализирана поръчка;
• предявявате рекламация или упражнявате право на отказ;
• предоставяте информация за фактура, банков превод или възстановяване;
• изпращате отзив или оценка след доставена поръчка.

За изпращане на покана за обратна връзка използваме данни от вече изпълнената поръчка, включително нейния статус и закупените продукти.

Определена информация може да бъде получена и от доставчика на куриерската услуга във връзка със статуса и изпълнението на доставката.

Когато лични данни на друго лице са част от персонализирана поръчка, източник на данните е клиентът, който ги е предоставил.

VII. Колко време съхраняваме данните

Не съхраняваме личните данни по-дълго от необходимото за целта, за която са обработвани, освен когато законът изисква или допуска по-дълъг срок.

Потребителски профил

Данните, свързани единствено с потребителския профил, се съхраняват докато профилът е активен или до искане за закриването му. Закриването на профила не води до заличаване на данни по вече извършени поръчки, когато те трябва да бъдат запазени по закон или за защита на правни претенции.

Поръчки и договорна кореспонденция

Оперативните данни се съхраняват за срока, необходим за изпълнение на поръчката, а след това – само доколкото са необходими за законови задължения и за установяване, упражняване или защита на правни претенции. Когато е приложимо, това може да бъде до изтичане на съответния давностен срок, който за определени граждански претенции може да достига 5 години.

Счетоводна информация

Счетоводната информация се съхранява за сроковете, предвидени в приложимото законодателство. Съгласно Закона за счетоводството счетоводните регистри, финансовите отчети и документите за данъчен контрол, одит и последващи финансови инспекции се съхраняват 10 години, а останалите носители на счетоводна информация – 3 години, освен когато друг закон изисква различен срок.

Рекламации, откази и връщания

Данните се съхраняват за срока, необходим за разглеждане и приключване на случая, а след това – само доколкото е необходимо за спазване на законови задължения или за установяване, упражняване и защита на права и претенции.

Снимки и файлове за персонализация

Самостоятелните работни копия на снимки и други персонализиращи файлове се съхраняват само докато са необходими за изработването, проверката и приключването на конкретната поръчка и за кратък разумен период след доставката, когато това е необходимо за корекция или обслужване по същата поръчка.

Когато конкретен файл или кореспонденция е необходим като доказателство за предоставена или одобрена от клиента персонализация, за рекламация или за защита на правни претенции, съответната информация може да се съхранява за приложимия необходим срок. Файлове, които вече не са необходими за никоя от тези цели, не се запазват като отделен работен архив.

Ако временни технически копия остават в резервни копия или инфраструктура на използван доставчик на услуга, те се заличават съобразно съответния технически цикъл за съхранение и не се използват за нови цели.

Покани за обратна връзка, отзиви и възражения

Данните за изпращане на покана за обратна връзка се използват само във връзка с доставената поръчка и не се създава отделен маркетингов профил на клиента за тази цел.

Когато бъде подаден отзив, той и свързаната с него информация могат да се съхраняват докато отзивът е публикуван или докато са необходими за проверка на автентичността му, администриране на системата за отзиви и защита на законни права.

Когато клиент възрази срещу бъдещи покани за обратна връзка, може да се съхранява минимална информация – например e-mail адрес и отбелязване на възражението – толкова дълго, колкото е необходимо, за да бъде спазено това възражение.

Аналитични и технически данни

Техническите и аналитичните данни се съхраняват според необходимото за сигурността и функционирането на сайта и според настроените срокове на използваните услуги. Данните, основани на съгласие, се обработват само докато съгласието е валидно и съобразно приложимите настройки и срокове.

VIII. На кого могат да бъдат предоставени данните

За изпълнение на описаните цели лични данни могат да бъдат предоставяни само в необходимия обем на следните категории получатели и доставчици на услуги:

1. Еконт

„Еконт Експрес“ ООД получава необходимите данни за организиране и изпълнение на доставката и за приложимите услуги, свързани с плащането и регистрирането на продажбата по използвания режим чрез ИАСУТД.

В зависимост от конкретната операция куриерът може да обработва данни в собствено качество съгласно приложимото законодателство и собствените си правила за защита на личните данни.

2. Seliton и технически доставчици

Доставчикът на платформата Seliton и други необходими доставчици на хостинг, техническа поддръжка или информационна сигурност могат да имат достъп до данни само доколкото това е необходимо за предоставяне и поддържане на електронния магазин.

Чрез Seliton се администрират поръчки и системни e-mail съобщения и, съгласно текущата конфигурация на магазина, може да бъде изпратена покана за обратна връзка след поръчка, отбелязана като доставена. Seliton обработва данните само в обема, необходим за съответната използвана функционалност и съобразно приложимите договорни и законови изисквания.

3. Счетоводни услуги

Данни от счетоводни и търговски документи могат да бъдат предоставяни на лица, които извършват счетоводно обслужване, когато това е необходимо за законосъобразното отчитане на дейността.

4. Банки и платежни институции

При банков превод или договорено възстановяване на сума необходимите платежни данни се обработват и от съответната банка или друг участник в платежната операция.

5. Google услуги

Google услуги могат да бъдат използвани за електронна кореспонденция чрез Gmail и, при предоставено необходимо съгласие, за статистически анализ чрез Google Analytics.

Не представяме данните от Google Analytics като напълно анонимни, когато по естеството на използваната услуга могат да бъдат обработвани онлайн идентификатори или технически данни.

6. Външни комуникационни платформи

Ако Вие сами изберете да се свържете със StefArt Stone чрез Facebook, Instagram, TikTok или Viber, съответната платформа обработва данните от комуникацията и съгласно собствената си политика за поверителност.

7. Държавни и публични органи

Данни могат да бъдат предоставени на компетентни държавни, съдебни, контролни или други органи, когато това се изисква от закона или е необходимо за защита на законни права.

IX. Международни трансфери на лични данни

Част от използваните глобални доставчици на услуги могат да обработват определени лични данни извън Европейското икономическо пространство.

Когато „Луксис България“ ЕООД извършва или използва услуга, която води до такъв трансфер, той се извършва само при наличието на приложим механизъм по GDPR – например решение на Европейската комисия за адекватно ниво на защита или подходящи гаранции по чл. 46 GDPR, включително стандартни договорни клаузи, когато са приложими.

За организации в САЩ, които участват в EU–US Data Privacy Framework, може да се прилага действащото решение на Европейската комисия за адекватност.

Информация относно приложимите гаранции за конкретен доставчик може да бъде поискана на sales@stefartstone.com.

X. Автоматизирано вземане на решения и профилиране

StefArt Stone не извършва автоматизирано вземане на решения, включително профилиране, което само по себе си да поражда правни последици за клиента или да го засяга по подобен съществен начин.

XI. Вашите права

Съгласно GDPR, когато са изпълнени приложимите законови условия, имате право:

• на достъп до личните си данни и информация за тяхното обработване;
• на коригиране на неточни и допълване на непълни данни;
• на изтриване на лични данни в предвидените от закона случаи;
• на ограничаване на обработването в предвидените от закона случаи;
• на възражение срещу обработване, основано на легитимен интерес;
• на преносимост на предоставените от Вас данни, когато обработването се основава на съгласие или договор и се извършва по автоматизиран начин;
• да оттеглите съгласието си по всяко време за обработване, което се основава на съгласие, без това да засяга законосъобразността на обработването преди оттеглянето;
• да подадете жалба до компетентния надзорен орган;
• на съдебна защита съгласно приложимото законодателство.

XII. Как да упражните правата си

Не е необходимо да използвате специален формуляр.

Можете да изпратите свободно формулирано искане на:

E-mail: sales@stefartstone.com

За възражение срещу бъдещи покани за обратна връзка можете също да отговорите директно на получения e-mail с поканата.

Моля посочете достатъчно информация, за да можем да разберем кое право желаете да упражните и да идентифицираме относимите данни.

Когато имаме основателни съмнения относно самоличността на лицето, което подава искането, можем да поискаме само допълнителната информация, необходима за потвърждаване на самоличността.

Ще отговорим без ненужно забавяне и по правило до един месец от получаването на искането. При сложни случаи или голям брой искания срокът може да бъде удължен с до още два месеца, като ще бъдете уведомени за удължаването и причините за него в рамките на първия месец.

XIII. Сигурност на личните данни

„Луксис България“ ЕООД прилага подходящи технически и организационни мерки, съобразени с естеството на обработваните данни и съответните рискове, с цел защита срещу неразрешен достъп, загуба, унищожаване, промяна или неправомерно разкриване.

Уебсайтът използва криптирана HTTPS връзка за защита на данните при предаването им между браузъра и сървъра. Това е една от използваните мерки и не се представя като единствена мярка за сигурност.

XIV. Нарушение на сигурността на личните данни

При установено нарушение на сигурността Администраторът оценява естеството на нарушението, засегнатите данни и възможния риск за правата и свободите на физическите лица и предприема необходимите действия за ограничаване на последствията.

Когато нарушението може да породи риск за правата и свободите на физическите лица, компетентният надзорен орган се уведомява без ненужно забавяне и, когато това е осъществимо, не по-късно от 72 часа от узнаването за нарушението, освен когато съгласно GDPR не се изисква такова уведомяване.

Когато има вероятност нарушението да породи висок риск за правата и свободите на засегнатите лица, те се уведомяват без ненужно забавяне в предвидените от GDPR случаи.

Администраторът документира нарушенията на сигурността съгласно изискванията на GDPR.

XV. Право на жалба до Комисията за защита на личните данни

Ако считате, че личните Ви данни се обработват в нарушение на приложимото законодателство, имате право да подадете жалба до:

Комисия за защита на личните данни (КЗЛД)

гр. София 1592
бул. „Проф. Цветан Лазаров“ №2

Телефон за справки по жалби, сигнали и въпроси: 02 / 91-53-519

E-mail: kzld@cpdp.bg

Уебсайт: www.cpdp.bg

Правото да се обърнете към надзорен орган не ограничава другите административни или съдебни средства за защита, с които разполагате.

XVI. Актуализация на Политиката

Настоящата Политика може да бъде актуализирана при промяна в приложимото законодателство, използваните услуги, техническата инфраструктура или начина, по който StefArt Stone обработва лични данни.

Актуалната версия се публикува на тази страница с посочена дата на версията.